Uma maneira interessante de se pensar sobre o ambiente de trabalho é comparando-o a um ecossistema. Na natureza, esse termo se refere a uma comunidade de organismos e a maneira como eles interagem entre si e com o meio enquanto realizam suas funções.
Ecossistemas funcionam por meio do equilíbrio. Cada organismo possui suas próprias tarefas, as quais contribuem para o coletivo e mantêm o sistema funcionando. Se mudarmos a palavra “organismo” por “colaboradores”, essa descrição resume muito bem o ambiente de trabalho.
Assim como nos ecossistemas, mudanças em uma organização afetam a maneira como as coisas funcionam. Entre outras coisas, a adição de um novo colaborador causa mudanças nas dinâmicas do trabalho e deve ser um elemento considerado pelos gestores.
Esta contextualização reforça a importância de entender o que é processo de onboarding e a necessidade de fazer adaptações para que a entrada do novo funcionário não atrapalhe a organização interna.
O tema central deste artigo do Peixe 30 é a adaptação de novos colaboradores, um assunto que gera muitas dúvidas e queremos ajudá-lo. Boa leitura!
Entenda o que é processo de onboarding
Em tradução livre, a palavra em inglês “onboarding” significa “embarcar” ou “a bordo”. Em alguns dicionários é possível até mesmo explicar o termo como “integração”. Todas essas definições são acuradas e nos ajudam a entender o que é onboarding no universo corporativo.
Em uma organização, o processo de onboarding se refere às etapas envolvidas na adição de um novo colaborador. Apesar disso, é importante notar que nem toda empresa adota esta prática.
Isso acontece porque a aplicação de um processo de onboarding envolve diferentes etapas e uso de técnicas e ferramentas conhecidas por profissionais de Recursos Humanos. Em uma organização bem estruturada, esta medida é usada rotineiramente.
Qual é a importância do processo de onboarding?
A existência do onboarding está bastante relacionada com a necessidade de uma integração que não prejudique o trabalho realizado até aquele momento. Trazendo de volta o exemplo do ecossistema, a ideia é não causar uma ruptura no equilíbrio no ambiente.
Por conta disso, processos de onboarding fazem parte da gestão estratégica de pessoas e oferecem benefícios tanto para a organização, quanto para o novo colaborador. Uma contratação traz mudanças consideráveis para a vida do profissional, que podem ser mais suaves com uma introdução bem feita.
Alguns dos principais benefícios incluem a retenção de talentos e redução do turnover, maior motivação de todos os colaboradores (tanto os que acabaram de chegar quanto os veteranos), melhor integração dos trabalhos e o crescimento da organização.
Como realizar um processo de onboarding?
Ao entender o que é processo de onboarding, é interessante iniciar a sua implementação dentro da empresa. Para isso, é necessário considerar o que a área de Recursos Humanos chama de “4Cs”: a Conexão, a Conformidade, a Cultura e a Clarificação.
Por meio do detalhamento das etapas abaixo, cada um desses termos ficará um pouco mais claro.
Antes do início das atividades
O processo de onboarding começa antes mesmo da contratação de um novo funcionário. O recrutamento e a seleção têm papel primordial aqui, preparando candidatos para o que eles podem esperar da organização e dos trabalhos cotidianos, caso sejam contratados.
Algumas das principais ferramentas utilizadas nessa etapa do processo de onboarding são kits de boas-vindas, envio de materiais institucionais (de maneira física ou digital) e o convite para que novos colaboradores conheçam o escritório antes do início das atividades.
Nos primeiros dias, semanas e mês
Concluído o recrutamento e iniciado o primeiro dia de trabalho, o processo de onboarding continua! Nessa fase pode-se realizar um tour pelas áreas da empresa, apresentando times e a arquitetura do local. Isso ajuda na climatização dos colaboradores.
Também é importante rever as responsabilidades da vaga, alinhar as expectativas (o que já deve ser facilitado na etapa anterior), realizar treinamentos e capacitações e acompanhar de perto a adaptação do novo colaborador. Tudo isso, sempre oferecendo suporte!
Nos primeiros três meses
Essa terceira (e última) etapa do processo de onboarding está muito ligada à garantia da inclusão do novo colaborador no ambiente de trabalho. A ideia é permitir que ele integre a equipe e se sinta parte do todo, deixando para trás a ideia de que é alguém “novo”.
Isso pode ser feito de diferentes formas, inclusive em atitudes simples como um convite para almoçar com o restante da equipe. Durante toda etapa, os profissionais do setor de RH deverão oferecer feedbacks e esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir.
Diferenças entre onboarding, offboarding, crossboarding e ongoing
O termo “onboarding” pode algumas vezes vir associado a palavras semelhantes. Algumas delas são: “offboarding”, “crossboarding” e “ongoing”. De maneira geral, cada uma se refere a um processo diferente relacionado à mudanças dentro de uma organização.
“Offboarding”, por exemplo, é o processo de desligamento de um colaborador. “Crossboarding” está relacionado a uma alteração considerável de funções e tarefas (geralmente a consequência de uma transferência, promoção ou mudança de cargos).
Por último, “ongoing” é o processo contínuo da boa relação entre colaboradores e organização. É possível interpretá-lo como uma etapa posterior ao onboarding, garantindo que colaboradores já completamente agregados mantenham-se na equipe.
Exigir trabalho duro logo de cara pode parecer a ideia mais simples, mas qualquer profissional de RH poderá dizer que essa é a receita para uma alta taxa de rotatividade. Diante disso, entender o que é processo de onboarding e incorporá-lo dentro da empresa é uma forma efetiva que gera muitos benefícios para todas as partes envolvidas.
Os gestores da organização e os profissionais de RH precisam compreender que lidar com pessoas exigirá uma atualização constante dos processos e testes para ver o que funciona melhor dentro da empresa. Aqui no Peixe 30 você encontra histórias de outros profissionais, pode trocar experiências e descobrir novas metodologias que podem potencializar seus resultados.
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Após aprender aqui o que é processo de onboarding, compartilhe este conteúdo com os seus colegas!
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