Uma maneira interessante de se pensar sobre o ambiente de trabalho é comparando-o a um ecossistema. Na natureza, esse termo se refere a uma comunidade de organismos e a maneira como eles interagem entre si e com o meio enquanto realizam suas funções.
Ecossistemas funcionam por meio do equilíbrio. Cada organismo possui suas próprias tarefas, as quais contribuem para o coletivo e mantêm o sistema funcionando. Se mudarmos a palavra “organismo” por “colaboradores”, essa descrição resume muito bem o ambiente de trabalho.
Assim como nos ecossistemas, mudanças em uma organização afetam a maneira como as coisas funcionam. Entre outras coisas, a adição de um novo colaborador causa mudanças nas dinâmicas do trabalho e deve ser um elemento considerado pelos gestores.
Esta contextualização reforça a importância de entender o que é processo de onboarding e a necessidade de fazer adaptações para que a entrada do novo funcionário não atrapalhe a organização interna.
O tema central deste artigo do Peixe 30 é a adaptação de novos colaboradores, um assunto que gera muitas dúvidas e queremos ajudá-lo. Boa leitura!
Entenda o que é processo de onboarding
Em tradução livre, a palavra em inglês “onboarding” significa “embarcar” ou “a bordo”. Em alguns dicionários é possível até mesmo explicar o termo como “integração”. Todas essas definições são acuradas e nos ajudam a entender o que é onboarding no universo corporativo.
Em uma organização, o processo de onboarding se refere às etapas envolvidas na adição de um novo colaborador. Apesar disso, é importante notar que nem toda empresa adota esta prática.
Isso acontece porque a aplicação de um processo de onboarding envolve diferentes etapas e uso de técnicas e ferramentas conhecidas por profissionais de Recursos Humanos. Em uma organização bem estruturada, esta medida é usada rotineiramente.
Conheça aqui os principais indicadores de RH
Qual é a importância do processo de onboarding?
A existência do onboarding está bastante relacionada com a necessidade de uma integração que não prejudique o trabalho realizado até aquele momento. Trazendo de volta o exemplo do ecossistema, a ideia é não causar uma ruptura no equilíbrio no ambiente.
Por conta disso, processos de onboarding fazem parte da gestão estratégica de pessoas e oferecem benefícios tanto para a organização, quanto para o novo colaborador. Uma contratação traz mudanças consideráveis para a vida do profissional, que podem ser mais suaves com uma introdução bem feita.
Alguns dos principais benefícios incluem a retenção de talentos e redução do turnover, maior motivação de todos os colaboradores (tanto os que acabaram de chegar quanto os veteranos), melhor integração dos trabalhos e o crescimento da organização.
A ligação com a retenção é direta: um novo colaborador que se sente perdido ou pouco acolhido nos primeiros meses tem mais chance de deixar a empresa cedo, o que eleva o turnover e os custos com novos processos seletivos. Veja também como diminuir a rotatividade de funcionários.
Como realizar um processo de onboarding?
Ao entender o que é processo de onboarding, é interessante iniciar a sua implementação dentro da empresa. Para isso, é necessário considerar o que a área de Recursos Humanos chama de “4Cs”: a Conexão, a Conformidade, a Cultura e a Clarificação.
Por meio do detalhamento das etapas abaixo, cada um desses termos ficará um pouco mais claro.
Os 4Cs do onboarding
O modelo dos 4Cs foi proposto pela pesquisadora Talya Bauer, em estudo para a SHRM Foundation, e é um dos mais citados em pesquisas sobre onboarding (publicação da autora). Na prática:
- Conformidade: documentos, políticas e procedimentos que todo novo colaborador precisa conhecer e cumprir, como contrato e o exame admissional.
- Clarificação: o que se espera do profissional, com atribuições, metas e indicadores claros. Uma boa descrição de cargo ajuda aqui.
- Cultura: valores, normas e jeito de trabalhar da empresa.
- Conexão: relacionamentos e sensação de pertencimento ao time.
Antes do início das atividades
O processo de onboarding começa antes mesmo da contratação de um novo funcionário. O recrutamento e a seleção têm papel primordial aqui, preparando candidatos para o que eles podem esperar da organização e dos trabalhos cotidianos, caso sejam contratados.
Algumas das principais ferramentas utilizadas nessa etapa do processo de onboarding são kits de boas-vindas, envio de materiais institucionais (de maneira física ou digital) e o convite para que novos colaboradores conheçam o escritório antes do início das atividades.
Quanto mais alinhadas as expectativas na seleção, mais tranquilo é o onboarding. Veja como avaliar um candidato à vaga de emprego e como recrutar pessoas com foco em compatibilidade com a cultura da empresa.
Nos primeiros dias, semanas e mês
Concluído o recrutamento e iniciado o primeiro dia de trabalho, o processo de onboarding continua! Nessa fase pode-se realizar um tour pelas áreas da empresa, apresentando times e a arquitetura do local. Isso ajuda na climatização dos colaboradores.
Também é importante rever as responsabilidades da vaga, alinhar as expectativas (o que já deve ser facilitado na etapa anterior), realizar treinamentos e capacitações e acompanhar de perto a adaptação do novo colaborador. Tudo isso, sempre oferecendo suporte!
Para a fase de capacitação, vale conhecer exemplos de treinamento on the job, que ensinam o profissional enquanto ele já executa tarefas reais. Há ainda um guia com dicas práticas de integração de novos colaboradores.
Nos primeiros três meses
Essa terceira (e última) etapa do processo de onboarding está muito ligada à garantia da inclusão do novo colaborador no ambiente de trabalho. A ideia é permitir que ele integre a equipe e se sinta parte do todo, deixando para trás a ideia de que é alguém “novo”.
Isso pode ser feito de diferentes formas, inclusive em atitudes simples como um convite para almoçar com o restante da equipe. Durante toda etapa, os profissionais do setor de RH deverão oferecer feedbacks e esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir.
Marque conversas de acompanhamento ao fim do primeiro mês e do terceiro mês, para ouvir o colaborador e ajustar o que for necessário. O feedforward é uma boa abordagem para orientar o futuro do profissional, e a avaliação de desempenho individual ajuda a registrar a evolução.
Como medir se o onboarding está funcionando?
Um processo de onboarding só melhora se for acompanhado. Alguns indicadores úteis, que podem ser combinados aos indicadores de RH e aos indicadores de desempenho individual que a empresa já usa:
- Turnover nos primeiros meses: quantos novos colaboradores deixam a empresa logo após a contratação.
- Tempo até a autonomia: quanto tempo o profissional leva para executar suas tarefas com segurança.
- Satisfação do novo colaborador: pesquisa curta ao fim do primeiro e do terceiro mês.
- Feedback dos gestores e da equipe: como avaliam a adaptação e a integração.
- Cumprimento das etapas: se o checklist de onboarding foi realizado para todos.
Diferenças entre onboarding, offboarding, crossboarding e ongoing
O termo “onboarding” pode algumas vezes vir associado a palavras semelhantes. Algumas delas são: “offboarding”, “crossboarding” e “ongoing”. De maneira geral, cada uma se refere a um processo diferente relacionado à mudanças dentro de uma organização.
“Offboarding”, por exemplo, é o processo de desligamento de um colaborador. “Crossboarding” está relacionado a uma alteração considerável de funções e tarefas (geralmente a consequência de uma transferência, promoção ou mudança de cargos).
Quer entender melhor? Veja o que é offboarding e como ele se encaixa no ciclo de vida do colaborador.
Por último, “ongoing” é o processo contínuo da boa relação entre colaboradores e organização. É possível interpretá-lo como uma etapa posterior ao onboarding, garantindo que colaboradores já completamente agregados mantenham-se na equipe.
Exigir trabalho duro logo de cara pode parecer a ideia mais simples, mas qualquer profissional de RH poderá dizer que essa é a receita para uma alta taxa de rotatividade. Diante disso, entender o que é processo de onboarding e incorporá-lo dentro da empresa é uma forma efetiva que gera muitos benefícios para todas as partes envolvidas.
Os gestores da organização e os profissionais de RH precisam compreender que lidar com pessoas exigirá uma atualização constante dos processos e testes para ver o que funciona melhor dentro da empresa. Aqui no Peixe 30 você encontra histórias de outros profissionais, pode trocar experiências e descobrir novas metodologias que podem potencializar seus resultados.
Conclusão
No fim das contas, o processo de onboarding é um investimento: cada hora dedicada a acolher bem o novo colaborador evita retrabalho, acelera a adaptação e reduz o risco de perder um bom profissional logo no começo. Pensar o onboarding como um ecossistema, como propõe este artigo, ajuda a lembrar que a chegada de uma pessoa muda a dinâmica de todo o time e merece planejamento.
Para começar, defina as etapas (antes da chegada, primeiros dias e primeiros três meses), responsáveis e checklists, use os 4Cs como guia, colha feedback do novo colaborador e acompanhe os indicadores. Ajuste o processo a cada nova contratação.
Após aprender aqui o que é processo de onboarding, compartilhe este conteúdo com os seus colegas!
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FAQ – Perguntas frequentes sobre processo de onboarding
O que é processo de onboarding?
É o conjunto de etapas pelas quais um novo colaborador passa para ser integrado à empresa, desde antes do primeiro dia até os primeiros meses de trabalho, com o objetivo de facilitar a adaptação, alinhar expectativas e reduzir o risco de desligamento precoce.
Quanto tempo dura o onboarding?
Não há um prazo único. O modelo descrito neste artigo acompanha o novo colaborador desde antes do início das atividades até os primeiros três meses, mas empresas podem estender o acompanhamento conforme a complexidade da função.
Quem é responsável pelo onboarding?
O RH estrutura e conduz o processo, mas o gestor direto e a equipe têm papel essencial no acolhimento e no dia a dia do novo colaborador.
Qual a diferença entre onboarding e integração?
Os termos costumam ser usados como sinônimos. A integração geralmente se refere às atividades de acolhimento, enquanto o onboarding abrange um processo mais amplo e estruturado, que começa antes da contratação e inclui treinamento, alinhamento de expectativas e acompanhamento.
O que é offboarding?
É o processo de desligamento de um colaborador, incluindo etapas como comunicação, formalidades legais e transição de tarefas. É o oposto complementar do onboarding.
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