Dentre as atribuições do setor de RH de uma organização estão aquelas de caráter “burocrático”, as quais têm papel fundamental para que a empresa funcione sem tropeços e respeitando as leis vigentes no país. Logo, ter um arquivo com a lista de documentos necessários para admissão vai facilitar a sua vida e dos novos contratados.
Os processos seletivos, por exemplo, incluem uma série de etapas, todas com desdobramentos distintos e igualmente importantes. Tudo começa pela abertura de uma vaga, postagem nas redes e sites adequados, recebimento de currículos, testes, entrevistas…
Em seguida, quando os candidatos mais aptos são selecionados, o trabalho do RH ainda não termina. É nesse ponto que ocorre a entrega de documentos por parte dos novos colaboradores e, posteriormente, cuidar do processo de onboarding. Ufa!
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Lista de documentos necessários para admissão
Quando falamos sobre essa parte, é interessante dividi-la em 3 categorias: documentos exigidos do colaborador, de obrigação da empresa e os que não podem, em hipótese alguma, serem pedidos.
1 – Obrigatórios para o colaborador
Começamos nossa lista de documentos necessários para admissão com os mais básicos e essenciais, em qualquer nível de contratação, que são:
- cópias do RG e CPF;
- original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
- foto 3×4;
- comprovante de endereço e de escolaridade e
- certidão de nascimento (para pessoas solteiras).
Também deverá ser pedido o número da inscrição no Programa de Integração Social (PIS), cópia do título de eleitor com comprovante de votação nas últimas 3 eleições e cópia do certificado de reservista (para homens até 45 anos), caso sejam aplicáveis para a idade.
Para trabalhos específicos, pode-se pedir original e cópia da carteira de habilitação (CNH) e original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe. Também vale mencionar o atestado médico admissional e os documentos para filhos de até 21 anos.
É preciso destacar que nem todos são obrigatórios em alguns contextos. A certidão de casamento, por exemplo, substitui a de nascimento para casados. Uma carta de referência (original e cópia) é opcional, caso seja pedida e esteja disponível.
2 – Obrigatórios para a empresa
Tão importante quanto saber a lista de documentos necessários para admissão, é conhecer quais devem ser fornecidos pela organização, considerando as especificações legais perante o regime de contratação CLT. Neste caso, eles são de obrigação da empresa.
Inclui-se aí…
- contrato individual de trabalho;
- carteira de trabalho devidamente preenchida;
- ficha de registro de colaborador;
- ficha de salário-família e de declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda e
- declaração de rejeição ou requisição de vale-transporte.
3 – Aqueles que não podem ser pedidos
Agora que já falamos sobre a lista de documentos necessários para admissão e quais devem ser fornecidos pela organização, é hora de explicarmos sobre os que não podem ser pedidos, considerando as leis que protegem os trabalhadores.
Dentre os principais, é expressamente proibido requisitar: exame de HIV e de gravidez, registro de dívidas (como certidão negativa no SPC ou Serasa), dados de antecedentes criminais e documentos de comprovação de ausência de ações trabalhistas.
De maneira geral, a lei veta o pedido de quaisquer documentos que possam excluir um candidato.
Naturalmente, nenhum desses acima auxilia nos processos de admissão, sendo irrelevantes para o trabalho formal.
Qual é a finalidade dos documentos no processo de admissão?
Embora essa pergunta possa parecer óbvia em um primeiro instante, é válido abordarmos a importância desse processo burocrático no momento de admissão de novos colaboradores. O principal motivo é a formalização da contratação dentro de uma empresa.
É só a partir da formalização deste vínculo que os trabalhadores ganham segurança com relação aos seus direitos. Da mesma forma, empresas necessitam da lista de documentos necessários para admissão para se manterem em acordo com a legislação, considerando a importância do cumprimento das leis trabalhistas.
Quais são os prazos para entrega?
Por parte dos colaboradores, os prazos são estabelecidos pela própria empresa. Isto é: de acordo com informes previamente acordados, os profissionais devem respeitar o período para a entrega da lista de documentos necessários para admissão, a fim de dar continuidade no processo.
Já por parte dos contratantes, os prazos são estabelecidos pelas leis trabalhistas. A empresa tem até 5 dias para devolver todos os documentos originais do colaborador, a partir da data do recebimento. No caso da carteira profissional, este período é ainda menor, de 48 horas.
O não-cumprimento destes prazos por parte da empresa pode resultar em complicações legais. Desta forma, é imprescindível que os profissionais do setor de RH se antecipem em situações nas quais um grande número de colaboradores é contratado de uma só vez.
É preciso mencionar também que, embora a lista de documentos necessários para admissão de novos colaboradores (seja em regime CLT, PJ, estagiário, jovem aprendiz e outros) obedeça a fatores externos à organização, a maneira como os processos são conduzidos varia.
Se você trabalha no setor de RH ou Departamento Pessoal, salve já esta lista em seus favoritos e compartilhe com os novos colaboradores da empresa. Isso vai agilizar a sua vida!
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