Você já se pegou questionando por que suas tarefas não rendem? Para maximizar a produtividade, sem dúvidas, uma habilidade fundamental é saber como fazer a gestão de tempo no trabalho. Esta é uma arte que, sobretudo, reduz o estresse laboral e ajuda a alcançar resultados mais satisfatórios.
O tempo é, inegavelmente, fator-chave quando se trata de trabalho. Por isso, uma gestão eficiente deste recurso resulta na diferença entre um dia cheio de tarefas não terminadas e um produtivo.
Ademais, este tipo de habilidade auxilia no equilíbrio entre vida pessoal e profissional, de tal forma que o trabalhador consegue aproveitar momentos de lazer e descanso sem culpa. Por isso, aplicar estratégias corretas não só impulsiona a produtividade, como também contribui para a própria qualidade de vida.
A seguir, exploramos a importância dessa prática e como, efetivamente, colocá-la em prática. Leia com atenção e se inspire para incorporá-la em sua vida. O conteúdo foi criado pela redação do Peixe 30. Baixe o aplicativo, faça seu cadastro e encontre novas oportunidades!
Veja também: Quais são as habilidades interpessoais?
O que é a gestão de tempo?
Antes de tudo, é fundamental pontuar que ela é uma habilidade essencial para quem deseja aumentar sua eficiência e produtividade no trabalho. Em suma, esse gerenciamento abrange planejamento e organização das atividades diárias, otimizando a jornada disponível.
Sendo assim, antes de aprender como fazer a gestão de tempo no trabalho, entenda que ela consiste em um processo que envolve definição de prioridades, estabelecimento de metas e distribuição de períodos entre cada tarefa.
E quais são as vantagens de adotá-la? Primeiro, evitar a procrastinação, além de reduzir a sobrecarga e, por fim, ter controle das suas próprias demandas profissionais.
Sendo assim, compreender a relação próxima entre tempo e tarefas é fundamental para gerir o trabalho de forma eficiente. Isso porque cada atividade tem um nível de complexidade, bem como prazo de entrega definido.
Na prática, quando você identifica e define a duração destinada a cada atividade, cria uma agenda realista. Logo, não acumula tarefas e dominará a habilidade de gerir o tempo no trabalho.
Mas, sua importância não para aí. A prática permite que a pessoa analise padrões de produtividade pessoal. O que isso significa? Ter consciência dos períodos do dia em que há picos de produção, ao mesmo tempo em que identifica aqueles nos quais enfrenta maior dificuldade.
Tal autoavaliação viabiliza o ajuste de um cronograma que maximize a eficiência e, consequentemente, tira o melhor proveito do serviço.
Como fazer a gestão de tempo no trabalho?
Ok, e como adotar essa estratégia na prática? Em primeiro lugar, defina as prioridades para, a partir daí, planejar seu cronograma de atividades diárias. Neste processo, gerencie períodos de distrações e interrupções, além de, se necessário, delegar tarefas.
Defina prioridades
Quando você se depara com uma lista de tarefas extensa, é normal dar uma “surtada” diante de tantas coisas para executar, certo? Porém, uma dica de como fazer a gestão de tempo no trabalho é separar cada tópico, classificando-o, cuidadosamente, conforme importância e urgência. Isso é definir prioridades.
O principal benefício disso é, sem dúvidas, direcionar energia e recursos para tarefas de maior impacto e necessidade imediata. E sabe qual é uma técnica que funciona bem nisso? A Matriz de Eisenhower, que consiste em dividi-las em quatro categorias ou quadrantes, sendo eles:
- Importante e urgente;
- Importante, mas não urgente;
- Urgente, mas não importante;
- Não urgente, nem importante.
A matriz ajuda a ter maior clareza sobre quais atividades são, de fato, imediatas, enquanto outras podem ser planejadas ou mesmo descartadas (ao menos, a curto prazo). E aqui, vale praticar o desapego, ou seja, eliminar tarefas desnecessárias ou de baixa relevância.
Ao estudar sobre como fazer a gestão de tempo no trabalho, saiba que algumas atividades consomem um período desproporcional em relação aos benefícios, além de geralmente não agregarem valor real. Quando identificá-las, descarte ou delegue a outros membros da equipe. Concentre os seus esforços no que contribui diretamente para seus objetivos.
Elabore um planejamento eficaz
Bom, até aqui, você já deu seu primeiro passo ao se interessar em como fazer a gestão de tempo no trabalho, que é estabelecer prioridades. Após a leitura, já consegue definir metas claras e mensuráveis a serem alcançadas em um determinado período. Com isso, direciona objetivamente suas ações de acordo com os resultados desejados.
Mais uma vez, vale adotar estratégias já conhecidas, como a técnica Pomodoro. Nela, o tempo é dividido em intervalos de 25 minutos entre as tarefas seguidos por pausas curtas.
Outra alternativa é organizar o dia em blocos, atribuindo atividades a períodos específicos. Deste modo, é mais fácil focar em uma atividade por vez. Porém, no processo de planejamento, a organização é fundamental para a efetiva gestão de tempo no trabalho.
Quer outra dica? Crie um cronograma diário, semanal e mensal com todas as tarefas e compromissos importantes. A visão geral destas atividades começa mesmo na elaboração da ferramenta e até evita surpresas de última hora.
Aprenda a delegar
Por fim, uma dica indispensável sobre como fazer a gestão de tempo no trabalho é repassar tarefas. Nem tudo precisa ser feito de forma individual e algumas atividades podem, sim, ser transferidas para colegas ou colaboradores.
Compartilhando responsabilidades, equilibra-se a carga de trabalho e todo mundo pode se concentrar em atividades mais estratégicas. Entretanto, nenhuma das estratégias acima funciona se interrupções e distrações não forem evitadas.
Identifique as fontes destes problemas e lide com elas de forma eficiente. Isso inclui muitas e longas reuniões, colegas que demandam atenção e mesmo aquelas paradas excessivas para um cafezinho.
Em suma, saber como fazer a gestão de tempo no trabalho é uma habilidade valiosa que traz inúmeros benefícios. Por isso, ao aplicar estratégias eficazes, como definir prioridades, estabelecer metas claras, delegar tarefas e reduzir distrações, é possível otimizar a produtividade e alcançar um maior equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
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